今やビジネスに不可欠なツールとなったメールだが、実際にはマナーを無視したものが少なくない。また、なかには趣旨が伝わらないものや、ビジネスメールとしてはふさわしくない表現のメールもあり、結果としてビジネスがうまくいかなかったり、相手の心証を害してしまうケースもある。そこで紹介したいのは、国民生活金融公庫がこのほど発表した経営Q&A「ビジネスメールの基礎知識」である。
そこでは、メールを作成・送信する際に、最低限押さえておきたいルールやマナーについて解説している。最低限のルール・マナーとして、(1)「送信者名」は漢字にする、(2)「件名」は具体的に、(3)「宛先」には敬称を付ける、(4)相手の社名、役職名等は省略せずに書く、(5)挨拶文を入れ、自分の名前を名乗る、(6)1行の行数は最大35文字、3~4行ごとに1行あける、(7)末文で締めくくる、(8)必ず署名を入れる、を挙げている。
さらに、ビジネスを成功に導くメールのテクニックとして、(1)追伸を有効活用すれば相手に好印象を与えることができる、(2)メールの返信はできるだけスピーディに行うのが成功のポイント、(3)ビジネスメールでは回りくどい表現は禁物、分かりやすく簡潔に書くことを心がける、(4)最初に用件を書くことが重要、(5)メールを作成する際は必ず1メールにつき1用件とする、とのメール術を教えている。
最後に、メールの送信前のチェックポイントとして、(1)相手のメールアドレスは間違っていないか、(2)宛名に敬称は付いているか、(3)送信者名は漢字になっているか、(4)件名は具体的か、(5)本文の最初に相手の名前は書いたか、(6)挨拶文は入っているか、(7)自分の名前は名乗っているか、(8)読みやすいレイアウトになっているか、(9)署名は入っているか。(10)誤字脱字や変換ミスはないか、(11)添付ファイルは付けたか、を挙げている。
「ビジネスメールの基礎知識」の詳細は↓
http://www.kokukin.go.jp/pfcj/pdf/kei_qa_0807.pdf