ゼイタックス

経営関連情報 (2005/01/14)

文書の電子化のための企業向けガイドラインを公表

 文書の電子保存を認める「e-文書法」が今年4月1日から施行されるが、経済産業省は11日、「文書の電磁的保存等に関する検討委員会」が検討を行った、文書を電子化して保存する際に注意・遵守すべき事項をガイドラインとしてとりまとめ、公表した。これは、既存の法令や民間ガイドラインなどを踏まえ、法令に基づく文書の電子保存を行う場合の要件や対策のあり方についてとりまとめたもの。

 具体的には、文書の保存の具体的方法に係る4カテゴリーの義務要件及びログ、アクセス対策など7カテゴリーの努力基準を明らかにするとともに、文書の保存義務のある現行の制度を3つに類別し、類型ごとの要件の適用の考え方を整理している。また、電子化されても文字などがつぶれないために必要なスキャナーの設定や、不正アクセス防止策、システムの運用管理、セキュリティ監査の実践などの安全対策を解説している。

 電子保存の具体的方法に係る義務要件は、1)見読性、2)完全性、3)機密性、4)検索性の4要件。例えば、見読性の要件は、「必要に応じ電磁的記録に記録された事項を出力することで、直ちに明瞭かつ整然とした形式で使用に係る電子計算機その他の機器に表示または書面を作成できること」としている。また、4要件のうちどれを義務要件とするかは保存義務のある現行各制度によって異なる。

 7カテゴリーの努力基準は、1)ログ、2)アクセス、3)バックアップ、4)セキュリティ対策等、5)画像読取装置(スキャナー)による読取に係る取扱い、6)情報システムの運用管理、7)情報システムの点検・監査。例えば、ログについて「情報システムには、データの保存及び更新時に保存及び更新の日時並びに実施者を記録する「ログデータ」の保存機能を設けること」などを説明している。

 企業向けガイドラインについては↓
 http://www.meti.go.jp/press/20050111002/050111bunsyo1.pdf

 文書の電磁的保存等の要件については↓
 http://www.meti.go.jp/press/20050111002/050111bunsyo2.pdf