ゼイタックス

経営関連情報 (2006/12/25)

ビジネスメールで4人に1人がトラブルを経験

 産業能率大学が、20代~50代までのビジネスパーソンを対象に実施した「ビジネスパーソンのコミュニケーション感覚調査」結果(有効回答数1230人)によると、送信した重要なメールを相手が読んでいないことでトラブルになった経験について、26%が「ある」と回答した。文章を介してコミュニケーションを行う確実性の高いツールの割には、4人に1人が送信したメールでトラブルを経験していることが分かった。

 今やインターネットによるメールは、ビジネスに欠かせないコミュニケーションツールとなったが、最終的に相手に確実に伝達できなければ役目を果たせない。重要な内容のメールを送る場合は、同時に電話等でメール送信を知らせ、確実に読んでもらう必要がある。確かにメールは、手軽で送達速度は郵便をはるかにしのぐが、相手が必ずすぐに読んでくれるという保証はどこにもない。気をつけたいものである。

 また、トップや上司に行う報告方法では、悪いニュースの場合は91%が、良いニュースの場合でも87%が「口頭で報告する」と回答。どのような内容であれ、基本的にはメールではなく口頭で報告しているようだ。一方、顧客からの問合せメールに返事する時間については、67%が「遅い時間でなければその日のうち」と回答しており、7割近くが当日中の素早い対応が必要と考えていることが分かった。

 ところで、携帯電話番号やメールアドレスを上司や部下、同僚に聞かれてどう思うかでは、「教えたくない」との回答が携帯電話番号で45%、メールアドレスで47%となった。意外にも、ビジネスパーソンの半分近くが、普段共に仕事をしているスタッフに対しても、携帯電話番号やメールアドレスを教えたくないと考えている。特に女性では、どちらも6割以上が「教えたくない」と考えており、男性を大きく上回った。